SKONTAKTUJ SIĘ

REGULAMIN INSTYTUTU MEDIACJI TAK

z dnia 1 maja 2026 roku

§ 1. 

Postanowienia wstępne

  1. Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się następujące definicje:

Instytut Mediacji TAK (zwany dalej „Instytutem”) – ośrodek mediacyjny prowadzący postępowania mediacyjne w sprawach cywilnych, gospodarczych, pracowniczych, rodzinnych oraz administracyjnych.

Mediator / Mediatorka – osoba fizyczna posiadająca wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji, wpisana na listę mediatorów Instytutu Mediacji TAK.

Forma pisemna i elektroniczna – czynności dokonane zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego.

Regulamin – niniejszy Regulamin Instytutu Mediacji TAK.

Rozporządzenie o wynagrodzeniu w sprawach cywilnych – Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie wysokości wynagrodzenia oraz podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym z dnia 12 lutego 2026 r.

Rozporządzenie o wynagrodzeniu w sprawach administracyjnych – Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 czerwca 2017 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu administracyjnym.

Strona / Strony sporu – osoby fizyczne, osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, składające wniosek o przeprowadzenie mediacji lub uczestniczące w postępowaniu mediacyjnym.

  1. Regulamin określa zasady i tryb prowadzenia mediacji w Instytucie Mediacji TAK.
  2. Mediacja jest dobrowolnym i poufnym procesem, w którym neutralna i bezstronna osoba trzecia (Mediator/Mediatorka) wspiera Strony w bezpośredniej komunikacji, pomagając im zdefiniować sporne kwestie, zidentyfikować ukryte interesy i wypracować wspólnie, satysfakcjonujące porozumienie.
  3. Mediacja ma na celu doprowadzenie do polubownego rozwiązania sporu lub konfliktu powstałego między Stronami albo wewnątrz organizacji.
  4. Instytut prowadzi następujące spotkania :
  1. a) mediacja umowna (pozasądowe) – na podstawie umowy o mediację, klauzuli mediacyjnej lub na wniosek jednej albo obu Stron;
  2. b) mediacja ze skierowania sądu lub organu administracji publicznej –  w zakresie mediacji cywilnych, gospodarczych, rodzinnych, pracowniczych oraz administracyjnych.
  1. W zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy prawa postępowanie mediacyjne może być prowadzone w całości lub w części z wykorzystaniem elektronicznych środków komunikowania się na odległość (mediacja zdalna / e-mediacja).
  2. Przebieg posiedzenia mediacyjnego nie może być utrwalany za pomocą urządzeń lub oprogramowania rejestrującego obraz lub dźwięk.
  3. W mediacjach umownych i mediacjach ze skierowania sądowego znajdują zastosowanie przepisy Kodeksu postępowania cywilnego oraz odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego w przypadku skierowania do mediacji administracyjnej.

§ 2.

 Wniosek o przeprowadzenie mediacji umownej

  1. W celu przeprowadzenia mediacji umownej Strona lub Strony składają do Instytutu wniosek w formie pisemnej lub elektronicznej, który powinien zawierać:
  1. a) oznaczenie Stron postępowania, w tym ich siedziby/adresy zamieszkania, adresy korespondencyjne, adresy poczty elektronicznej oraz numery telefonów kontaktowych;
  2. b) oznaczenie pełnomocników, jeżeli Strona/Strony przez nich działają, wraz z ich adresami, adresami e-mail i numerami telefonów;
  3. c) dokładne określenie przedmiotu sprawy i zwięzły opis sporu;
  4. d) wskazanie Mediatora lub Mediatorki, jeżeli Strony uzgodniły osobę mediatora przed wszczęciem postępowania, albo propozycję Wnioskodawcy co do osoby Mediatora;
  5. e) podpis Stron lub osób uprawnionych do ich reprezentacji
  6. f) dokumenty potwierdzające umocowanie osoby podpisującej wniosek (aktualny odpis z KRS/CEIDG, pełnomocnictwo);
  7. g) umowę o przeprowadzenie mediacji lub klauzulę mediacyjną, jeżeli Strony powołują się na jej zawarcie;
  8. h) dokumentację (np. korespondencję e-mail) potwierdzającą uzgodnienie osoby Mediatora/Mediatorki, jeżeli takie ustalenie nastąpiło przed złożeniem wniosku.
  9. Jeżeli wniosek nie spełnia wymogów formalnych określonych w ust. 1, Mediator / Mediatorka wzywa Stronę do uzupełnienia braków w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia doręczenia wezwania.
  10. W zakresie przetwarzania danych osobowych uczestników mediacji stosuje się przepisy Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych (RODO) oraz Politykę Prywatności Instytutu Mediacji TAK.

§ 3. 

Wszczęcie mediacji

  1. Wszczęcie mediacji umownej na wniosek jednej Strony następuje z chwilą doręczenia Mediatorowi wniosku o przeprowadzenie mediacji z dołączonym dowodem doręczenia jego odpisu drugiej Stronie lub z chwilą doręczenia wniosku drugiej Stronie przez Instytut.
  2. Jeżeli wniosek składa jedna Strona, Instytut niezwłocznie doręcza drugiej Stronie odpis wniosku i wzywa do wyrażenia zgody na mediację.
  3. Jeżeli druga Strona nie wyrazi zgody na mediację w wyznaczonym terminie lub nie zostanie wniesiona opłata wstępna, uważa się, że postępowanie mediacyjne nie zostało wszczęte.

§ 4.

 Wyznaczenie Mediatora lub Mediatorki

  1. Mediację prowadzi Mediator lub Mediatorka wskazani przez Strony. W przypadku braku wspólnego wskazania, Instytut wyznacza mediatora z wolnym terminem  z listy mediatorów Instytutu Mediacji TAK.
  2. Wyznaczony Mediator/Mediatorka potwierdza możliwość podjęcia się prowadzenia mediacji w terminie nie dłuższym niż 7 dni od dnia doręczenia informacji o wyznaczeniu.
  3. Mediator/Mediatorka jest zobowiązany do ujawnienia Stronom wszelkich okoliczności, które mogłyby wzbudzić uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności, neutralności lub niezależności, oraz do złożenia pisemnego oświadczenia o braku konfliktu interesów przed rozpoczęciem pierwszej sesji.
  4. W przypadku gdy wyznaczony Mediator nie może prowadzić mediacji, odmówi jej prowadzenia z ważnych przyczyn lub zostanie wyłączony, Instytut zwraca się do Stron o wskazanie innego Mediatora w terminie 7 dni lub samodzielnie wyznacza innego Mediatora.
  5. Strony mogą w każdym stanie postępowania zmienić osobę Mediatora bez konieczności zakończenia mediacji.

 

§ 5. Postępowanie mediacyjne

  1. Mediator/Mediatorka prowadzi postępowanie mediacyjne z poszanowaniem:
  1. a) obowiązujących przepisów prawa;
  2. b) zasad etyki określonych w Kodeksie Etycznym Mediatorów Polskich uchwalonym przez Społeczną Radę ds. Alternatywnych Metod Rozwiązywania Konfliktów i Sporów przy Ministrze Sprawiedliwości z dnia 19 maja 2008 r.;
  3. c) Standardów Prowadzenia Mediacji i Postępowania Mediatora uchwalonych przez Społeczną Radę ds. ADR przy Ministrze Sprawiedliwości z dnia 26 czerwca 2006 r.;
  4. d) postanowień niniejszego Regulaminu oraz umowy Stron.
  1. Mediacja opiera się na podstawowych zasadach: dobrowolności, poufności, bezstronności, neutralności i akceptowalności.
  2. Strony zobowiązane są do współdziałania w dobrej wierze z Mediatorem oraz dążenia do sprawnego i polubownego rozwiązania sporu.
  3. Mediator może prowadzić mediację w formie wspólnych posiedzeń mediacyjnych oraz indywidualnych spotkań z każdą ze Stron (tzw. kaukusów), a także kontaktować się ze Stronami roboczo poza posiedzeniami.
  4. Mediator ma prawo zakończyć mediację, jeżeli brak współpracy Stron lub postawa którejkolwiek ze Stron uniemożliwia dalsze efektywne prowadzenie procesu.
  5. Postępowanie mediacyjne jest poufne. Mediator, Strony oraz inne osoby uczestniczące w mediacji zobowiązani są do zachowania w tajemnicy wszelkich faktów, oświadczeń i propozycji ugodowych składanych w toku mediacji.
  6. Z przebiegu mediacji sporządza się protokół, który zawiera: oznaczenie miejsca i czasu przeprowadzenia mediacji, liczbę posiedzeń, imiona i nazwiska (siedziby) Stron, imię i nazwisko Mediatora oraz wynik mediacji. Protokół podpisuje Mediator.
  7. W przypadku zawarcia ugody przed Mediatorem, ugodę sporządza się w odpowiedniej liczbie egzemplarzy dla każdej ze Stron oraz dla sądu. W mediacjach sądowych oryginał protokołu wraz z ugodą przesyła się do właściwego sądu.
  8. Strony mediacji umownej mogą wystąpić do właściwego sądu z wnioskiem o zatwierdzenie ugody mediacyjnej lub nadanie jej klauzuli wykonalności.

§ 6. 

Opłaty za mediacje

  1. W mediacjach umownych (pozasądowych) pobierane są opłaty według cennika znajdującego się na stronie internetowej Instytutu. 
  2. Zasady ogólne dotyczące wynagrodzenia:
  1. Wynagrodzenie Mediatora obejmuje wszelkie czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem mediacji (analiza akt, sesje wstępne, posiedzenia wspólne i indywidualne, korespondencja, sporządzenie protokołu i ugody).
  2. Do kwot opłat mediacyjnych dolicza się podatek od towarów i usług (VAT) w stawce 23%, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej.
  3. W przypadkach uzasadnionych szczególnym skomplikowaniem sprawy, wielością stron, znaczną wartością przedmiotu sporu (WPS) lub obszerną dokumentacją, Prezes lub Dyrektor Instytutu może ustalić indywidualną stawkę wynagrodzenia.
  4. Strony mogą uzgodnić, że koszty mediacji w całości ponosi jedna ze Stron, co pozostaje bez wpływu na bezstronność i neutralność Mediatora.
  5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Mediator może wyrazić zgodę na prowadzenie mediacji pro bono.
  • 7.

 Zakończenie mediacji

  1. Postępowanie mediacyjne kończy się w przypadku:
  1. a) zawarcia ugody przed Mediatorem;
  2. b) braku ugody – gdy Strony nie dojdą do porozumienia;
  3. c) upływu czasu wyznaczonego na przeprowadzenie mediacji;
  4. d) rezygnacji którejkolwiek ze Stron z udziału w mediacji;
  5. e) odstąpienia od mediacji przez Mediatora, gdy uzna on, że dalsze prowadzenie mediacji jest niecelowe lub niemożliwe;
  6. f) zakończenia mediacji w sposób określony w umowie Stron.

§ 8. 

Postanowienia końcowe

  1. Mediatorzy Instytutu Mediacji TAK kierują się zasadami wzajemnego szacunku, profesjonalizmu oraz najwyższymi standardami etycznymi.
  2. Integralną część Regulaminu stanowią:
  1. Kodeks Etyczny Mediatorów Polskich uchwalony przez Społeczną Radę ds. ADR z dnia 19 maja 2008 r.
  2. Standardy Prowadzenia Mediacji i Postępowania Mediatora z dnia 26 czerwca 2006 r.
  3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu postępowania cywilnego oraz Kodeksu cywilnego.
  4. Interpretacji przepisów Regulaminu dokonuje Prezes Instytutu Mediacji TAK po zasięgnięciu opinii Rady Konsultacyjnej Instytutu.
  5. Instytut Mediacji TAK oraz Mediatorzy nie ponoszą odpowiedzialności cywilnej za skutki czynności związanych z prowadzeniem mediacji, z wyjątkiem szkody wyrządzonej z winy umyślnej.
  6. Niniejszy Regulamin został zatwierdzony i wchodzi w życie z dniem 1 maja 2026 roku.